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• Mise à disposition des bulletins aux employés
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• Mise à disposition des bulletins aux employés

  • Mis à jour le 14 Aug 2023
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Résumé de l’article


🧭 Cet article est à l'attention gestionnaires de paie et des administrateurs


⚠️ Attention :

La mise à disposition des bulletins est différente s'il y a Silae RH seul ou si Silae RH est lié à eDoc.

Pour rappel, l’activation de la dématérialisation s’opère désormais automatiquement dès lors que le dossier a été préalablement configuré au niveau du coffre-fort eDoc sur Silae Paie. Si le paramétrage du coffre eDoc a été réalisé postérieurement à l’importation du dossier sur Silae RH, il reviendra au gestionnaire de paie d’effectuer lui-même cette activation (consultez le guide d’utilisation du coffre-fort pour obtenir des instructions détaillées).

Les demandes de modification de bulletin doivent être faites en dehors de Silae RH.

Dans le cas où il n'y a que Silae RH

💡La mise à disposition est possible uniquement lorsque tous les bulletins sont disponibles.
Dans le cas d'une sortie mal effectuée ou la non édition d'un bulletin la ligne sera en "attente de dépot" il faudra mettre un fichier PDF vide en l'intitulant "nom prénom du salarié"

Silae RH va récupéré automatiquement les bulletins une fois qu'ils sont tous en statut contrôlé (bulle bleue, les bulles passeront automatiquement en vert dans Silae Paie après la récupération dans Silae RH) .

Le temps de récupération est de 2h maximum.

Le ou les administrateurs dans Silae RH recevront un mail, lorsque tous les bulletins sont remontés. Il devra ensuite les contrôler et les mettre à disposition des salariés.

Cette tâche est réalisée en seulement 2 clics tout en respectant la règlementation RGPD !

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Une double confirmation côté client et les bulletins sont accessibles dans les espaces en ligne sécurisés de chaque employé.

Une alerte email leur est envoyée dans la foulée.

Si un bulletin est modifié, Silae RH récupèrera la dernière version en annule et remplace car Silae RH seul n'est pas un coffre-fort numérique.

💡 Cette tâche peut être uniquement réalisée par un administrateur de l'entreprise. Le gestionnaire de paie n'a pas accès à ce bouton afin de la protéger de toute réclamation potentielle sur une mise à disposition trop rapide des bulletins.

Dans le cas où Silae RH est synchronisé au coffre-fort eDoc - Dématérialisation

La mise à disposition doit être fait depuis l'état d'avancement des bulletins il n'y aura donc pas de récupération des bulletins automatiquement par Silae RH.
Le gestionnaire de paie du dossier devra alors faire un clic droit "Déposer X bulletins sur le coffre-fort eDoc"

Cette mise à disposition dépend du paramétrage fait en paie. Pour plus de détail nous vous conseillons de vous référer à l'aide en ligne de Silae Paie section "Coffre-Fort".

Il y a deux façons de mettre à disposition les bulletins de paie :

Automatique : Le publipostage est validé de manière automatique ➜ Aucune action n’est nécessaire de la part de l’utilisateur créé précédemment (les bulletins sont automatiquement distribués).

Si dans le paramétrage dans Silae Paie la mise à disposition est en automatique, les bulletins seront directement envoyés dans le coffre-fort eDoc et récupérés dans Silae RH

Manuelle : Le publipostage n’est pas validé de manière automatique ➜ L’administrateur devra réaliser une action du côté de son espace Silae RH afin de valider la distribution des bulletins.

Si dans le paramétrage dans Silae Paie la mise à disposition est en manuelle, les bulletins seront directement envoyés dans Silae RH et une validation par l'administrateur est attendue afin d'envoyer les bulletins dans le coffre-fort des salariés.

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Si un bulletin est modifié avant qu'il ne soit dans le coffre-fort du salarié, il faudra procédé à un nouvel envoie depuis Silae Paie au niveau de l'état d'avancement des buleltins.

Si un bulletin est modifié après dépôt sur le coffre-fort, le salarié aura alors deux lignes (une avec son nouveau bulletin, l'autre avec le nouveau). Il n'est pas possible de supprimer des éléments car il s'agit d'un coffre-fort numérique.

📌 À noter :

Il sera donc possible de procéder à des mises à disposition partielle de bulletin.
Par exemple vous souhaitez transmettre les bulletins pour les cadres dans un premier temps et pour les non-cadres ensuite.

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