Coffre-fort numérique

Le principe général

Les bulletins de paie envoyés via Silae Paie, stockés dans eDoc sont affichés dans Silae RH Pro après activation de l'intégration de la dématérialisation.

Activer eDoc connect sur le dossier Silae paie :

Une fois connecté sur le dossier Silae Paie, dossier, allez dans la partie "Relation Client" puis "Tâche à réaliser"

Sélectionnez "Coffre-Fort : eDoc connect"

Ensuite paramétrez le mode de validation du publipostage

Automatique : Le publipostage est validé de manière automatique ➜ Aucune action n’est nécessaire de la part de l’utilisateur créé précédemment : les bulletins sont automatiquement distribués et disponibles dans Silae RH Pro.

Manuelle : Le publipostage n’est pas validé de manière automatique ➜ L’administrateur devra contrôler et valider les bulletins sur Silae RH Pro en se rendant dans le menu Gestion de paie > Variables de paie > Récupérer les bulletins et pourra cliquer sur pour valider la distribution des bulletins dans le coffre e doc connect des salariés.

Activer la dématérialisation dans Silae RH Pro

Sur l'interface partenaires, cliquez sur le menu Gestion partenaire > Partenaires > cliquez sur du partenaire principal et dans l'onglet "Dématérialisation", activez le booléen "Activer le service de dématérialisation des bulletins de paie" :

Si le booléen "Activer à tous les partenaires secondaires" est désactivé, l'onglet "Dématérialisation" sera visible sur tous les partenaires secondaires afin de personnaliser l'activation ou non de la dématérialisation pour chacun des partenaires secondaires :

A la création de chaque dossier, vous pourrez choisir d'activer la dématérialisation sur le dossier en cours de création :

Déposer un nouveau bulletin au salarié sur eDoc Connect :

Une fois que les bulletins sont finalisés sur Silae Paie, faites simplement un clique droit au niveau des bulletins puis "Déposer le bulletin original sur le coffre-fort eDoc connect".

Statut de la dématérialisation par collaborateur :

Sur le menu Administration > Collaborateurs > onglet "Dématérialisation", suivez le statut du compte eDocPerso :

Seuls les collaborateurs ayant finalisé la création de leur compte pourront avoir accès à leurs bulletins dans Silae RH Pro.

Si les collaborateurs ne souhaitent pas que leurs bulletins soient publiés sur un compte eDocPerso, il faudra qu'il refuse la dématérialisation sur eDocPerso directement.

Comment aider un salarié qui n’arrive pas à créer son coffre-fort ?

Vous pouvez lui renvoyer l’email d’activation depuis Silae RH Pro, cliquez sur le menu Administration > Collaborateurs > onglet "Dématérialisation". Si le statut de son compte eDocPerso est "Notification envoyée", vous pourrez renvoyez l'email d'activation :

Autre option disponible, vous pouvez cliquer sur l'option "Générer le courrier postal d'activation" pour télécharger un document pdf à transmettre à votre salarié. Grâce à ce document il pourra créer son coffre-fort.

Quel historique est récupéré ?

Vous allez pouvoir récupérer l'historique d'eDoc perso sur Silae RH Pro :

- Soit à la création du dossier
- Soit depuis le menu Configuration > Sites > Importer depuis Silae > Importer l'historique des bulletins de paie

Cette fonctionnalité permet de récupérer jusqu'a 10ans d'historique uniquement depuis le coffre e-doc.

Consultation des bulletins

Une fois que le collaborateur est connecté à la plateforme, il pourra consulter ses bulletins à partir du menu Mon espace > Mes documents :

Les administrateurs pourront consulter les bulletins à partir du menu Gestion de paie > Bulletins de salaire.

Comment aider un salarié qui n’aurait pas reçu un bulletin ?

Il faut d'abord voir si le bulletin a bien été envoyé depuis Silae paie vers eDoc :

Si c'est le cas alors il faut voir dans Silae RH Pro si le salarié a bien créé son coffre-fort eDoc (voir dans sa fiche salarié, section « dématérialisation ») et voir dans la liste des bulletins (menu Paie section Bulletins si le bulletin a bien été mis à disposition.)

Si un salarié a plusieurs bulletins sur plusieurs sociétés ?

Dans le cas où un salarié a plusieurs bulletins sur plusieurs sociétés alors il n’aura qu’un coffre-fort (dans lequel il y aura tous les bulletins organisés par dossiers).