Configurer les groupes de collaborateurs

Création et gestion de vos groupes de collaborateurs

La création des groupes de collaborateurs permet de créer la structure organisationnelle de l'entreprise et de configurer les liens hiérarchiques.
Les groupes de collaborateurs permettent de générer l'organigramme en parallèle.

Vous trouverez ci-après une vidéo explicative des paramétrages à réaliser et par la suite le détail du paramétrage à effectuer :

Allez sur le menu Configuration > Groupes de collaborateurs et cliquez sur .
Un groupe correspond à une équipe, un service, une direction...

Renseignez les champs (aucun champ n'est obligatoire en dehors du nom) :

- Type : correspond aux différents niveaux (direction, département, service, équipe...) Vous pouvez créer de nouveau type dans le menu Configuration > Types de groupes
- Membres : correspond aux collaborateurs du service, de l'équipe que vous créez
- Responsable : correspond au N+1 défini pour le groupe. Il pourra avoir une fonction de valideur selon les processus de validation configurés
- Suppléant : ajouter un suppléant peut être utile pour intervenir sur des processus de validation
- Groupes de collaborateurs parents : un groupe de collaborateurs parent désigne un groupe de collaborateurs supérieur hiérarchiquement au groupe enfant. Ainsi, le responsable et les membres d’un groupe parent seront hiérarchiquement supérieurs au responsable et aux membres du groupe enfant.

Sélectionnez un processus de délégation des responsables aux suppléants :

• Uniquement en cas d’absence du responsable (si son absence a bien été saisie sur Silae RH Pro) ;
  Dans l'exemple de la capture ci-dessus, si Jacques ECLAIR fait une demande sur Silae RH Pro, la demande sera envoyée à Marie CITRON sauf si cette dernière a une absence en cours, la demande sera envoyée à la suppléante : Margot BISCUIT.
• Délégation parallèle, afin que chacun reçoive l’e-mail de notification et puisse valider l’action en cours du salarié (le premier qui validera fera foi) ;
  Dans l'exemple de la capture ci-dessus, si Jacques ECLAIR fait une demande sur Silae RH Pro, la demande sera envoyée à Marie CITRON et Margot BISCUIT en simultané, il n'y aura besoin que de la validation que d'une des deux collaboratrices.
• En délégation totale, afin que le suppléant intervienne seul dans le processus de validation, à la place du responsable qui ne recevra pas d’e-mail de notification.
  Dans l'exemple de la capture ci-dessus, si Jacques ECLAIR fait une demande sur Silae RH Pro, la demande sera envoyée à Margot BISCUIT uniquement.

Une fois que vous avez configuré les groupes de collaborateurs, cliquez sur afin de vérifier que le paramétrage des groupes correspond à la structure hiérarchique de l'entreprise. Vous pouvez aussi vérifier la structure sur le menu Mon entreprise > Organigramme.

Impact sur l’accessibilité

La configuration des groupes de collaborateurs aura un impact sur l’accessibilité des collaborateurs aux modules du logiciel. Par exemple, les modules situés dans le menu “Mon équipe” seront impactés. En effet, le collaborateur aura accès aux collaborateurs dont il est supérieur hiérarchiquement, que ce soit pour son propre groupe ou un groupe enfant qui lui est rattaché.

Cependant, les modules présents dans les menus “Administration”, “Gestion de paie” et “Développement RH” ne prendront pas en compte cette règle. Ce sont des menus pour lesquels les collaborateurs auront accès à l’ensemble des collaborateurs de son site ou de l’ensemble des sites si le collaborateur est multi-sites.

Exemple :

Ce schéma vous permet de comprendre le fonctionnement des groupes de collaborateurs. Ici, le groupe A est parent du groupe B qui, lui-même, est parent des groupes C et D. Cela veut dire que :

Les membres du groupe C ont pour N+1 le responsable C. Le N+2 est le responsable B et le N+3 est le responsable A.

Les membres du groupe D ont pour N+1 directement le responsable B car il n’y a aucun responsable dans le groupe D. Le logiciel va donc chercher le responsable le plus proche.

Le responsable C aura uniquement accès aux membres C dans le menu “Mon équipe”.
Le responsable B aura accès à l’ensemble des collaborateurs du groupe C (responsable et membres du groupe) et du groupe D dans le menu “Mon équipe”.
Les membres du groupe A auront accès à l’ensemble des collaborateurs (responsable + membres) des groupes B, C et D dans le menu “Mon équipe”.