Configurer les processus de validation et de notification

Processus de validation

Les processus de validation permettent de définir les niveaux de validation possibles dans l’entreprise.

Vous trouverez ci-après une vidéo explicative des processus de validation et de leurs fonctionnements.

Créez autant de type de processus de validation dont vous avez besoin au sein de l'entreprise et nous attribuerons ensuite ces processus aux types de demandes faites : Absences et congés, Télétravail, Ordres de mission, Annualisation, Temps hebdomadaires, Comptes rendus d'activité, Week-ends travaillés, Demandes d'heures supplémentaires, Indemnités kilométriques, Notes de frais, Demandes d'achat et Acomptes.

Allez dans le menu Configuration > Processus de validation et cliquez sur . Nommez le processus de validation et ajoutez autant de niveaux de validation que nécessaire en cliquant sur :

Le niveau 1 correspond au premier valideur. Il convient de sélectionner les valideurs correspondant à ce niveau.

- Rôle spécifique : pour sélectionner le supérieur hiérarchique ou le responsable du groupe parent (niveau supérieur, soit en général le N+2) ou les salariés du groupe parent.
- Les responsables de ces groupes : pour sélectionner le manager d’une direction ou d’un département ou d’un service spécifique
- Les membres de ces groupes : pour sélectionner l’ensemble des salariés d’une direction ou d’un département ou d’un service spécifique.

Enfin, sauvegardez le processus de validation.

Exemples :

• Dans le processus de validation, je renseigne 1 niveau et le valideur est le supérieur hiérarchique :
  

• Dans le processus de validation, je renseigne 2 niveaux et les valideurs sont le N+1 puis le N+2 :
  

• Dans le processus de validation, je renseigne que ce sont les responsables d'un groupe ou les membres d'un groupe :
  
  

Tester le paramétrage des processus de validation :
Une fois que vous avez configuré les processus de validation, il est possible de simuler des process de validation afin de tester la configuration. Pour cela, cliquez sur



Sélectionnez le collaborateur pour lequel vous souhaitez tester ce processus puis cliquez sur .
Exemple : si le processus "Validation N+1 et N+2" est utilisé pour les demandes d'absences, lorsque Jacques ECLAIR posera une absence, sa demande sera envoyé à Marie CITRON puis une fois validée, à Margot BISCUIT :

Une fois que vous avez configuré les processus de validation, allez sur le menu Configuration > Attribution des processus de validation
Il s’agit d’attribuer à chacun des modules de l’application (absences et congés, saisie des temps de travail, notes de frais, acomptes…) le processus de validation qui a été créé.

En ne sélectionnant « Aucun processus de validation », la demande émise par le collaborateur sera automatiquement validée.

Pour les absences et congés, il est possible de renseigner une validation spécifique pour certains types d'absences (faisant exception à ce qui est renseigné dans Configuration > Attribution des processus de validation). Pour cela, allez dans Configuration > Types d'absences, dans l'onglet "Conditions", activez "Validation automatique" ou sélectionnez un processus de validation autre :

Processus de notification

Les demandes administratives ne déclenchent pas de processus de validation (excepté les demandes d'acomptes).
Vous pouvez configurer des processus de notification afin que ces demandes soient traitées. Allez sur le menu Configuration > Types de demandes administratives et ajoutez des rôles spécifiques, des responsables de groupes ou des membres de groupes selon chaque type de demandes :

Pour rappel :

- Rôle spécifique : pour sélectionner le supérieur hiérarchique ou le responsable du groupe parent (niveau supérieur, soit en général le N+2) ou les salariés du groupe parent.
- Les responsables de ces groupes : pour sélectionner le manager d’une direction ou d’un département ou d’un service spécifique
- Les membres de ces groupes : pour sélectionner l’ensemble des salariés d’une direction ou d’un département ou d’un service spécifique.