Consulter et modifier les données des fiches collaborateurs

Pour consulter les données des fiches collaborateurs, accédez à la barre de recherche et écrivez “Collaborateurs”. Puis dans le menu “Administration”, sélectionnez “Collaborateurs”. Pour consulter une fiche collaborateur, cliquez sur le bouton bleu . Pour modifier des données sur la fiche d’un collaborateur, cliquer sur le bouton .

Le premier onglet “Informations générales” sur lequel vous atterrissez indique les informations de connexion au logiciel, les informations professionnelles dont le profil d’accès qui lui sera attribué (voir Profil d’accès), les informations personnelles présentes dans le module “Mon profil” dans l’espace du collaborateur et d’autres informations telles que l’intérim, la santé et la notion d’handicap.

Si la case “email valide” est cochée, le collaborateur recevra les mails partant de l’instance. L’email du collaborateur sera son identifiant pour se connecter à Silae RH Pro.

Lorsqu'un collaborateur n'a pas d'email valide mais que le champ "email personnel" est rempli, tous les emails seront envoyés sur son mail personnel.
Lorsque la case "email valide" est décochée, vous pourrez renseigner un identifiant de connexion, dans ce cas, il ne recevra pas d'email de Silae RH Pro (sauf si un mail personnel est renseigné) et il faudra lui renseigner son mot de passe de connexion.


Le champ “Groupe par défaut” de la fiche collaborateur permet de désigner dans quel groupe le collaborateur apparaîtra dans le planning des absences. Ceci n’aura aucun impact sur le fonctionnement des groupes de collaborateurs et sur les processus de validation. Si aucun groupe n’est sélectionné alors le collaborateur ne sera pas référencé dans un groupe dans le planning des absences et donc apparaîtra tout en bas de la liste.

D’autres onglets sont accessibles via la liste déroulante présente en haut à gauche de la fiche d’un collaborateur :

- Absences et congés : visualisation du solde des congés du collaborateur et de ses différents compteurs, historique des absences et congés, saisie d’une régule de CP ou RTT

- Accueil sécurité : attribution des accueils sécurité au collaborateur afin de générer la carte d’autorisation de la direction pour se rendre sur certains sites

- Activités expert métier : génération de la carte parrain/tuteur et expert métiers
- Champs personnalisés : ajout de d’autres informations propres à l’entreprise
- Commandes d’achat : historique des commandes d’achat à destination du collaborateur
- Compétences : visualisation des compétences techniques et comportementales acquises par le collaborateur, possibilité de compléter ou d’actualiser les compétences depuis cet onglet
- Contrats : évolutions contractuelles du collaborateur
- Déclarations de personnel intérimaire : historique des DPI générées pour le collaborateur
- Diplômes : visualisation ou complétion des diplômes du collaborateur : niveau de qualification, diplôme, spécialité, filières, type d’organisme de formation, nom de l’organisme, lieu d’obtention, années, document
- Documents : ajout ou suppression de documents dans le dossier du personnel avec la possibilité de publier chaque document dans le coffre sécurisé du collaborateur
- Formations professionnelles : historique des formations du collaborateur avec la possibilité d'ajouter, de modifier ou de supprimer une formation
- Formulaires “Pré-onboarding” envoyés : historique des formulaires de ce type envoyés avec la possibilité de renvoyer le formulaire si non rempli
- Habilitations : historique des habilitations du collaborateur avec la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer une habilitation et génération de la carte d’autorisation de la direction
- Matériels : liste des attributions de matériels au collaborateur et possibilité d’ajouter de nouveaux matériels au collaborateur avec une remontée automatique dans le module “Matériel” où se trouve l’inventaire du matériel de l’entreprise
- Notes internes : ajout de commentaires par date sur le dossier du collaborateur
- Ordres de mission : liste des ordres de mission du collaborateur générés dans le module “Ordres de mission” avec la possibilité de valider ou d’invalider l’OM, d’accéder au PDF, de le modifier, de la supprimer et de l'envoyer par mail ou SMS
- Permis de conduire : historique des permis du collaborateur avec la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer un permis
- Permissions spéciales : ajout de la permission multi-sites pour voir tous les sites ou certains sites dans le cadre de la gestion multi-site du logiciel et de la permission de gérer les bulletins de tous les collaborateurs, peu importe le groupe de collaborateurs/la hiérarchie dans le module “Bulletins de salaire”
- Véhicules : liste des véhicules personnels du collaborateur
- Visites médicales : historique des visites médicales du collaborateur avec la possibilité d’ajouter, de modifier ou de supprimer une visite médicale

Si nous retournons sur la vue liste, des filtres de recherche permettent de trier le listing des collaborateurs par site, par groupe de collaborateurs et par type “actifs”, “inactifs” et “indifférents”. Par défaut, les filtres sont en type “actifs”. Il faut modifier le filtre si on veut accéder à la fiche inactive d’un collaborateur.

Enfin, un bouton “Actions” sur chaque collaborateur, vous permet de réaliser différentes actions :

- Se connecter : se connecter sur le profil d’un collaborateur. Exemple : vérifier si les droits d’accès du collaborateur sont corrects lors de la phase d’implémentation de l’outil.
- Envoyer l’email de bienvenue : envoyer un email aux collaborateurs pour la première connexion au logiciel afin que celui-ci définisse son mot de passe d’accès.
- Envoyer un email et *“Envoyer un sms” *: communiquer avec le collaborateur via le logiciel
- Checklist : configurer une to do list d’actions avec date d’expiration
- Validité des documents : configurer des dates d’expiration concernant les documents du collaborateur. Le délai de notification des validités de documents arrivant à terme est paramètrable depuis la roue crantée, dans “Configurations des notifications”

- Imprimer le QR Code : générer un QR par collaborateur
- Exporter tous les fichiers : exporter le contenu du coffre sécurisé d’un collaborateur
- Historique des versions : accéder à l’historique des modifications réalisées sur les fiches collaborateurs afin de suivre les modifications effectuées par le collaborateur, par le manager ou même par le service RH.