Créer le contrat d'un salarié

Création d'un contrat à votre collaborateur

Créer le contrat d’un salarié permet d’activer son accès au logiciel dès son premier jour de contrat.

Afin de créer un contrat, cliquez sur le menu "Administration" > "Contrats". La liste des contrats rattachés aux collaborateurs est présentée ici.

Nous remarquons tout d'abord si le contrat est actif ou non, sur quel site est rattaché le collaborateur, son matricule, son nom et prénom, son poste de travail, son statut, coefficient/niveau et position/classe, le type de contrat, la saisie des temps de présence, la date de début et de fin du contrat.

Si le collaborateur possède une ancienneté au sein de l'entreprise, cela sera également visible ici.

Une barre de recherche vous sera proposée si vous souhaitez filtrer la page en fonction de vos besoins.

Sur la vue liste des contrats, un bouton “Créer un nouveau contrat” est disponible pour reprendre les données déjà saisies sur l’ancien contrat pour le nouveau contrat à créer. Il existe également un bouton “Action” où diverses options sont disponibles :

• “Déclaration préalable à l’embauche” : générer automatiquement la DPAE du collaborateur
• “Envoyer pour signature” : lorsqu’un modèle de contrat est rattaché au contrat, ce bouton permet d’envoyer un mail au collaborateur concerné ainsi qu’à l'employeur pour signer électroniquement le contrat de travail (Voir Modèles de contrats)
• “Télécharger en PDF” : télécharger en PDF le contrat généré automatiquement avec le modèle de contrat rattaché
• “Télécharger en Word" : télécharger sous format Word le contrat généré automatiquement avec le modèle de contrat rattaché
• “Envoyer par email” : envoyer par mail le contrat généré automatiquement avec le modèle de contrat rattaché au collaborateur
• “Envoyer par SMS” : envoyer par SMS le contrat généré automatiquement avec le modèle de contrat rattaché au collaborateur
• “Historique des versions” : accéder à l’historique des modifications sur le contrat du collaborateur

Pour créer un nouveau contrat et le rattacher à un collaborateur, cliquez sur le bouton “Ajouter”. 6 onglets constituent le contrat. Nous avons les voir en détails ci-dessous :

Onglet ”Général”

Pour tout contrat, il faudra définir le site contractuel du collaborateur, rattacher le collaborateur concerné et indiquer son matricule. Dans le cas où vous souhaitez modifier le matricule, une confirmation vous sera demandée via le champ qui sera apparu à cet effet. Ensuite, si nécessaire, renseignez le site de rattachement puis indiquez l’intitulé du poste du collaborateur.

Vous pouvez sélectionner un modèle de contrat (à configurer en amont, voir Modèles de contrat)

Renseignez le type de contrat. Le type de contrat est configurable dans le module de configuration “Type de contrat”. Selon le type de contrat, les impacts seront différents (voir Configurer un type de contrat).

Dans le cadre d’un nouveau contrat, vous pouvez rattacher l’ancien contrat du collaborateur afin de garder l’ancienneté du collaborateur dans le champ “Contrat précédent” (utile pour les congés et pour cumuler l’ancienneté d’un collaborateur).

Vous pouvez masquer le contrat en cours de création sur le registre du personnel en cas d’avenants par exemple grâce au bouton “Masquer ce contrat sur le registre du personnel”.

Puis, indiquez la date de début du contrat pour rendre le contrat actif à partir de la date indiquée dans le champ. Un contrat actif permet au collaborateur de se connecter à son espace Silae RH Pro.
A contrario, la date de fin permet de définir quand le contrat est inactif. De ce fait, le collaborateur n’aura plus accès à l’instance à partir de la date défini dans ce champ. En cas de rupture du contrat, vous disposez d’un champ “Motif de rupture” pour indiquer le motif. Ensuite, indiquez la durée de la période d’essai en jours ou en mois ou la date de fin de période d’essai.

Vous pouvez également indiquer une date limite de prévenance sur le contrat de travail en lien avec la période d’essai.

Ensuite, cochez les booléens suivants si le contrat est à temps partiel ou soumis à l’annualisation. Plus d’informations sont disponibles plus dans la catégorie ci-dessous “Contrats spécifiques”.

Puis, définissez le type de saisie des temps de présence du collaborateur. Plusieurs types existent, nous allons les voir en détails :

• "Horaires/jours mentionnés sur le contrat ou la période de référence" : À utiliser pour les collaborateurs qui n'ont besoin d'aucune saisie de temps de présence. (Les forfaits jours sans saisie de temps sont concernés également)

• "Forfait jour (avec saisie de temps de présence)" : À utiliser pour les collaborateurs en forfait jour qui doivent justifier de leurs jours de présence par une saisie (en plus de leurs jours d'absence) pour être payés

• “Temps hebdomadaires” : À utiliser pour les collaborateurs qui doivent remplir des feuilles de temps de travail via le module “Temps hebdomadaires” ou pour les forfaits heures

• “Compte-rendu d’activité” : À utiliser pour les collaborateurs qui saisissent leur temps via le module “Compte-rendu d’activité”

• “Planning de production” : À utiliser pour les collaborateurs pour lequel leur manager ont défini leur planning depuis le module “Planning de production” (gestion d’astreintes)

• “Feuille de pointage” : À utiliser pour les collaborateurs qui saisissent leur temps via le module “Feuille de pointage”

Exemple : si vous sélectionnez “Horaires/jours mentionnés sur le contrat ou la période de référence” et que votre collaborateur saisit des feuilles de temps via le module “Temps hebdomadaire”, ce seront bel et bien les horaires de son contrat qui remonteront dans les éléments variables de paie et non ce qu’il aura saisi dans sa feuille de temps.

Dernière partie : “Ressources humaines”. Celle-ci permet d'attribuer le modèle d’onboarding ou d’offboarding à réaliser par le collaborateur, d’attribuer la fiche de poste du collaborateur pour le module “Comparateur RH” (voir Comparateur RH), d’annexer au modèle de contrat la fiche de poste et d’indiquer la catégorie socio-professionnelle du collaborateur.

Onglet ”Horaires/Jours”

Jours non travaillés

Cette partie permet de configurer les congés payés et RTT du contrat.

Indiquez le nombre de jours de congés payés ainsi que le type de gestion des congés : jours ouvrés ou jours ouvrables. Pour les jours ouvrables, vous aurez à sélectionner le jour ouvrable (généralement le samedi),

Dans l'applicatif, le décompte des 5 premiers jours ouvrables est réalisé automatiquement. Par conséquent, un collaborateur en jour ouvrable posant un jour de congés le vendredi sera décompté automatiquement d’un samedi.

Indiquez si le collaborateur acquiert des RTT en cochant “Acquisition de RTT” et en définissez le nombre de RTT acquis/an.

Il existe deux types d’acquisition pour les RTT :

• Acquisition annuelle : le collaborateur va acquérir dès le début de la période RTT le nombre de RTT indiqué précédemment.
• Acquisition mensuelle : le logiciel va fractionner le nombre de RTT par le nombre de mois sélectionné dans les mois d'acquisition.

Exemple : si vous sélectionnez les 12 mois, le collaborateur cumule 1 RTT par mois (12/12 = 1).

Exemple 2: si vous indiquez 10 et sélectionnez 12 mois, le calcul sera 10/12, soit 0,83 RTT/mois que le collaborateur acquiert. Si vous indiquez 10 et sélectionnez tous les mois sauf Janvier et Février, le calcul sera : 10/10 = 1 RTT / mois que le collaborateur acquiert sauf pour les mois de Janvier et Février.

Exemple 3 : pour attribuer des RTT tous les trimestres, cochez Mars, Juin, Septembre & Décembre, les RTTs seront crédités les 1er Avril, Juillet, Octobre, Janvier.

Jours/heures travaillés

Configurez la semaine type du collaborateur ou le volume horaire à effectuer par semaine.

Cochez le bouton “Le collaborateur possède des horaires de travail fixe” pour renseigner les horaires du collaborateur et détaillez l’acquisition des tickets restaurants.

Si le bouton est décoché, la complétion du tableau “Semaine type” devient optionnelle et vous pouvez directement définir des durées par jour travaillé.

Exemple : le collaborateur travaille 3h le matin et 4h l'après-midi.

Le bouton "Semaines paire/impaire” permet uniquement de différencier les horaires/jours travaillés d’une semaine sur l’autre. Si le bouton est coché, un second tableau apparaîtra pour renseigner les horaires de la semaine impaire. Les semaines s'alternent une semaine sur deux.

Temps de travail

Le champ “Nombre d'heures hebdomadaires totales à réaliser” est pré-rempli si vous avez renseigné une semaine type. Si ce n’est pas le cas, il faudra indiquer le nombre d’heures hebdomadaires à effectuer par le collaborateur dans ce champ.

Le bouton “Heures supplémentaires prévues au contrat” permet de spécifier qu’il y a des heures supplémentaires payées. Il faudra alors renseigner le champ “Dont nombre d'heures supplémentaires hebdomadaires prévues au contrat”. Ensuite, il faudra indiquer si celles-ci sont lissées à l’année. Si oui, vous pourrez indiquer le taux de majoration pour les heures supplémentaires lissées à l'année sur le contrat.

Exemple : pour un contrat de 39h avec 4h supplémentaires majorées payées, il faudra indiquer 35h dans le champ “Nombre d'heures hebdomadaires totales à réaliser” et indiquer 4h dans le champ “Dont nombre d'heures supplémentaires hebdomadaires prévues au contrat”.

SILAE RH Pro peut remonter automatiquement dans la variable de paie les heures supplémentaires payées prévues au contrat. Cependant, vous avez le choix pour la remontée des heures supplémentaires :

• Au réel : décochez “Lissés sur l’année” : si dans le mois, il y a 4 semaines, alors cela fera 4h x 4h, soit 16h supplémentaires payées.
• Homogénéisation à l’année : cochez ‘Lissées à l’année : le calcul sera : 4h x 52 semaines / 12 mois, soit 17,33h supplémentaires tous les mois de l’année.

Enfin, le champ “ "Heures supplémentaire annuelle mensualisé en base du salaire" sert à indiquer à partir de combien d’heures, les heures supplémentaires se déclenchent.

Exemple : Pour la valeur 10, tous les mois si vous faites des heures supplémentaires, ça va décompter cette valeur. Dès que vous atteignez la 11ème heure, vous commencez à être payé (donc les 10 premières ne le sont pas).

Onglet “Rémunération”

Indiquez la rémunération du collaborateur et disposez d’un historique des anciennes rémunérations. En effet, vous pourrez ajouter plusieurs rémunérations si jamais il y a des augmentations de salaire par exemple.

Pour créer une nouvelle rémunération, cliquez sur ‘Ajouter” puis indiquez :

• La date de définition de la rémunération
• Le statut
• La position/classe et le coefficient/niveau à titre indicatif vis à vis de votre logiciel de paie.
• Le type de salaire : montant fixe / calculé par rapport à un code salaire
• Le taux horaire brut

• Le coût total du collaborateur pour l’entreprise (charges comprises).
• Le taux de productivité en % : cela va calculer de façon automatique le nombre d’heures productives et le coût de revient. Ces éléments ne sont pas obligatoires.

Onglet “Documents”

Dans cet onglet, ajoutez ou supprimez des documents liés au contrat de travail du collaborateur.

Vous avez la possibilité de choisir de publier le document dans le dossier “Contrats” du coffre sécurisé du collaborateur en cliquant sur le bouton “Publié ?”.

Par défaut, une ligne “Accusé réception DPAE” est ajoutée puisque c’est un document obligatoire pour le premier emploi.

Onglet “Articles”

Accessible une fois le contrat sauvegardé et comportant un contrat type rattaché au contrat, Il vous permet de modifier les articles du contrat type pour l’ajout d’informations spécifiques au collaborateur par exemple.

Le modèle de contrat permet la dématérialisation de vos contrats, vous pouvez générer différents articles et automatiser le pré-remplissage de certaines informations comme par exemple le nom et prénom du collaborateur.

Onglet “Champs personnalisés”

Vous pouvez remplir les champs personnalisés que vous avez créés en amont dans le module de configuration “Champs personnalisés collaborateurs”.

Point Silae

Dernière chose, vous pouvez synchroniser un contrat avec Silae pour actualiser les données sur Silae ou pour créer le salarié et son emploi sur Silae.

En effet, lors de la sauvegarde du contrat concerné, l’étape suivante s’affiche lors de la sauvegarde du contrat.

De plus, un message figure en haut du contrat pour informer les administrateurs des utilisateurs ayant synchronisé SILAE RH Pro à Silae. Ce message vous informe de la date de dernière synchronisation avec Silae ou si le contrat ne l’est pas dans le cas échéant en vous proposant d’établir la synchronisation du contrat à Silae.