Méthode et Plan d'Assurance Qualité (PAQ)

La méthode proposée ci-dessous est une proposition de méthode conseillée et qui consolide les bonnes pratiques que nous avons pu identifier auprès de nos partenaires.

La méthode de gestion de projet

La méthode projet que nous conseillons à nos partenaires d’utiliser est basée sur des méthodes agiles permettant d’avancer dans la mise en place du projet quel que soit le contexte. Cela nous permet notamment de respecter les délais engagés et de prendre des décisions rapides permettant de phaser le projet mais également d’écarter des sujets moins urgents pendant la mise en place qui pourront être vus plus tard.

Chacun des besoins exprimés dans le cahier des charges pourra faire l’objet de réunions spécifiques d’une durée prévue entre 1 heure et 4 heures suivant les sujets abordés. Charge au partenaire de déterminer le nombre de réunions spécifiques dont il aura besoin pour réaliser la mission. Cette phase sera assimilée à une phase de diagnostic permettant ainsi de valider les pratiques et les processus internes et de définir le paramétrage à effectuer dans le logiciel Silae RH Pro afin de répondre aux besoins évoqués.

Suite à cette phase de diagnostic, des documents de formalisation peuvent être rédigés dont notamment deux documents : l’un indiquant les différents paramétrages et configurations à effectuer dans le logiciel Silae RH Pro par les intégrateurs et l’autre est un tableau formalisant le suivi des demandes contenant uniquement la révélation des écarts constatés entre ce que permet le logiciel actuel et le besoin exprimé. Le tableau doit également contenir en face de chacun des écarts constatés : la solution de contournement proposée par le partenaire si elle existe, l'évolution logiciel qu'il faudrait prévoir pour répondre au besoin ainsi que la dimension d’importance de la demande appréciée par l’auditeur et le client afin de pouvoir prioriser les demandes (Bloquante, Élevée, Modérée, Basse). Le partenaire pourra ensuite faire remonter à l'éditeur à l'aide du système de support mis à sa disposition les demandes qu'il souhaite soumettre. Une analyse des demandes effectuées sera conduite par l’éditeur qui jugera la pertinence de celles-ci au regard des attentes de l'ensemble des clients.

Suivant l’analyse effectuée lors de réunions internes, des précisions peuvent être demandées et des réunions complémentaires également sollicitées auprès du client, notamment pour la création de schéma fonctionnel (mockup) dans le but de décrire précisément le besoin ainsi que la solution possible pour y répondre.

Lorsque le lot concerné est finalisé en terme de paramétrage, celui-ci est recetté par les cas d’usages documentés pendant la phase de diagnostic. Permettant alors de s’assurer de la cohérence entre le besoin et le livrable.

Un formateur dédié à l’assistance des utilisateurs et des administrateurs sera déterminé pendant toute la réalisation du projet, que ce soit pendant la phase de déploiement ou pendant la durée de mise en production.

Pendant la phase de déploiement, le formateur réalise des sessions de formation afin de permettre la transmission du savoir aux administrateurs et à l’utilisation du logiciel suivant le public concerné par chaque action de formation. Le formateur sera en mesure, dans le cadre d’une prestation prévue à cet effet, de documenter les éléments vus pendant la formation afin que les utilisateurs du client puissent s’y référer en cas de besoin.

Le formateur pourra intervenir, à la suite du déploiement de la solution ou s’il y a des modifications de contexte en cours de projet, pour des formations complémentaires au cas par cas suivant les demandes faites par les utilisateurs du client sur validation du référent de projet et sur bon de commande associé.

Chaque lot fera l’objet d’une phase de recette permettant ainsi de valider que l’intégration du paramétrage est effectuée (Vérification d'aptitude au bon fonctionnement, VABF). Ce qui donnera lieu à une période de Vérification de Service Régulier (VSR) s’étalant sur 2 mois à la suite de la mise en production.

Les intervenants du projet

Afin d’organiser le projet, une matrice de RACI sera ajustée et éditée au démarrage du projet (kick off) ainsi que la comitologie (comité de projet et comité de pilotage) associée afin de cadrer les différentes actions attendues par chaque intervenant personne physique dans le cadre du projet.

Voici la matrice RACI qu’il conviendra de compléter pour le projet de déploiement du client :

Pour information

• Responsible pour Réalisateurs (R) -> “Qui est chargé de mener à bien le projet ?”
• Accountable pour autorités ou responsable (A) -> “Qui valide ?”
• Consulted pour consultés (C) -> “Qui peut aider, apporter son expertise ou son avis ?”
• Informed pour informés (I) -> “Qui doit être tenu informé de l’avancée du projet ?”