GUIDE-ESPACE-SALARIE

Guide de l’espace collaborateur

Bienvenue sur l’espace collaborateur

Pour une expérience utilisateur optimale sur ordinateur, nous vous conseillons d’utiliser les navigateurs Chrome, Firefox, ou Safari.

Vous pouvez également utiliser votre smartphone pour vous connecter, l’outil est parfaitement adapté à la navigation mobile.

1. Retrouvez l’ensemble de vos documents en attente de signature électronique (contrats, avenants, mutuelle, suivi des heures etc.).
2. Consultez et personnalisez vos informations de connexion : identifiant, mot de passe.
3. Votre fiche comporte toutes vos informations personnelles : Nom, prénom, coordonnées, informations bancaires etc. Mettez à jour celles-ci à tout moment, en cas de changement.
4. Voici votre coffre-fort sécurisé, où tous vos documents seront classés et stockés. Cet espace permet de faciliter vos échanges de documents avec votre hiérarchie (carte d’identité, carte Vitale, RIB, arrêt maladie, etc.).
5. Retrouvez sur votre planning vos absences (congés, arrêts, etc.) ou tout évènement modifiant votre temps de travail habituel.
6. Consultez vos compteurs d’heures, CP, etc. en 1 clic.
7. Déclarez votre temps de travail, en validant/modifiant le suivi de vos heures effectuées chaque semaine. Ceci alimentera vos différents compteurs après la validation de vos managers.
8. Faites vos demandes d’absences en tout simplicité. Celles-ci seront soumises à validation auprès de vos managers. Vous retrouverez ces absences dans votre planning.

INFORMATIONS CONNEXION - FONCTIONNEMENT

Consultez et personnalisez vos informations de connexion.

Vos identifiant et mot de passe provisoires vous ont été envoyés par mail dès votre inscription. Vous pouvez personnaliser ceux-ci dès que vous le souhaitez depuis votre espace.

MA FICHE - FONCTIONNEMENT

Consultez vos informations personnelles et mettez à jour celles-ci en cas de changement.

Vos informations sont regroupées en 4 onglets. Naviguez entre eux pour consulter ou modifier vos informations. Pour chaque modification apportée, pensez à valider sur le bouton en bas de page. Une alerte sera envoyée à vos managers et au service RH afin de les avertir qu’un changement a été fait.

VALIDATION D’HEURES - FONCTIONNEMENT

Déclarez votre temps de travail, en validant vos heures effectuées.

1. Pour valider les journées sur lesquelles aucun changement n’a eu lieu sur vos horaires prévus : → Cliquez directement sur la coche verte comme ci-dessous.

1. Si des changements ont eu lieu dans vos horaires initialement prévus, déclarez ceux-ci : → Cliquez sur l’oeil bleu comme ci-dessous :

Puis renseignez les horaires effectués.

Vous avez la possibilité de laisser un commentaire pour votre manager (exemple : retard bus).

Vos compteurs seront alimentés lorsque les semaines seront validées par vos managers. La signature électronique vous sera demandée sur vos feuilles de présences hebdomadaires.

Un mail vous sera envoyé du système dès lors qu’une feuille de présence est à signer. Celle-ci se classera ensuite dans vos documents.

MES ABSENCES - FONCTIONNEMENT

Réalisez vos demandes d’absences simplement.

1. Cliquez sur le bouton
2. Choisissez le motif d’absence parmi ceux proposés :

Sélectionnez ensuite vos dates souhaitées :

Lors de vos demandes de CP, vous retrouverez la situation de vos compteurs CP N et CP N-1.

Pour chacun, 2 compteurs apparaissent :

• Les congés acquis : compteurs en cours d’acquisition
• Les congés prévisionnels : compteurs prenant en compte vos congés acquis - (moins) vos congés posés dans le futur

Dès votre demande, les évènements d’absences seront positionnés sur votre planning. Si la demande est refusée, ils seront automatiquement retirés du planning.

Un e-mail vous sera envoyé concernant le statut de votre demande d’absence (acceptée ou refusée).

Vous pouvez également transmettre à vos managers des documents justificatifs d’absence (exemple : un arrêt maladie).

Rendez-vous dans votre espace dans Documents > Ajouter un document > Sélectionnez le type de document puis insérez votre justificatif en pièce jointe par simple prise de photo :

RACCOURCIS SMARTPHONE - WEB APP

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